Styrning

Fastighets AB Förvaltaren är ett allmännyttigt fastighetsbolag som ägs till 100 procent av Sundbybergs stad, via koncernbolaget Sundbybergs stadshus AB.

Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunens styrnings och
ägarutskott utövar ägarrollen gentemot koncernen.

För att säkerställa att det övergripande målet uppnås har Förvaltaren en tydlig struktur för styrning och kontroll.

Ägarstyrning

Sundbybergs kommunfullmäktige beslutar om ägardirektiv för koncernen Sundbybergs stadshus AB. Kommunfullmäktige fastställer även bolagsordning och utser styrelseledamöter.

Kommunfullmäktige ska ta ställning innan beslut fattas i koncernens verksamhet som är av principiell betydelse eller av annars större vikt.

Sundbybergs stadshus AB ansvarar för att stadens vision och strategiska inriktningar genomsyrar hela bolagskoncernen. Sundbybergs stadshus AB har en sammanhållande funktion för bolagen i koncernen - och ansvarar för styrning och uppföljning av dotterbolagens verksamhet utifrån kommunfullmäktiges uppdrag.

Styrelsen i Sundbybergs stadshus AB ska fatta de principiella beslut som krävs för att kommunfullmäktiges uppdrag till koncernen genomförs samt lämna ägardirektiv till Fastighets AB Förvaltaren som ska utgå ifrån kommunens ägardirektiv.

Dotter- och dotterdotterbolagen, dess styrelser och verkställande ledningar, har det operativa ansvaret för att ägardirektiven följs.

Bolagsstyrning

Styrelsen i Förvaltaren fastställer årligen en instruktion för verkställande direktören som reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör.

Styrelsen fastställer också policyer för Förvaltaren medan bolagets VD fastställer riktlinjer och instruktioner.

Varje år fastställer styrelsen en affärssplan för bolaget. VD fastställer de handlingsplaner som verkställer affärsplanen.

Planering, styrning och uppföljning av verksamheten sker utifrån den fastställda organisationen, med tydlig delegering av ansvar och befogenheter.

Organisation

Genomförandet av den operativa verksamheten sker inom bolagets Fastighetsavdelning.

Fastighetsavdelningen har ansvar för driftnetto, kundrelationer, daglig drift och uthyrning, genomförande av projekt och underhåll samt tekniskt stöd som energi, miljö och lantmäteri.

Därutöver finns stödenheter för Kommunikation, HR, Ekonomi/Finans, Hållbarhet och Verksamhetsutveckling med IT.

I Förvaltarens ledningsgrupp ingår VD, fastighetschef, HR-chef, kommunikationschef, verksamhetsutvecklingschef, chef ekonomi/finans och hållbarhetschef.

Styrelsen

Styrelsen i Fastighets AB Förvaltaren består av 9 personer, varav 1 styrelseordförande, 1 förste vice ordförande, 1 andre vice ordförande och 6 ledamöter. Utöver styrelsen finns 3 suppleanter samt 3 arbetstagarrepresentanter.

Styrelsemötena behandlar främst affärsplan, ekonomiska prognoser och uppföljning, större investeringsbeslut, fastighetsutvecklingsplan, investeringskalkyl, policyer och andra frågor som är väsentliga för bolaget.

Intern kontroll

Förvaltaren upprättar varje år en plan för intern kontroll som består av fem komponenter: kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö

Uppföljning av policyer, prognos och verksamhetsplan sker kontinuerligt för att kunna identifiera, värdera och minimera olika risker inom verksamheten.

Så styrs Förvaltaren

Kontrollaktiviteter

Vid styrelsemöten, i anslutning till tertialrapporter, följs den ekonomiska utvecklingen upp mot de uppsatta målen samt utvecklingen av investeringar. Vid större avvikelser från målen eller om beslutade investeringar bedöms bli mer kostsamma, rapporterar VD detta till styrelsen.

Varje månad sammanställs en VD-rapport till styrelsen som innehåller viktiga affärshändelser. Dessutom får styrelsen en månatlig rapport om finansiering.

För att säkerställa bolagets utveckling sker regelbundna ledningsgruppsmöten varannan vecka där det ekonomiska utfallet, beslutade investeringar och avvikelser mot målen följs upp.

Information och kommunikation

Internt

Efter varje tertial sammanställs en intern bokslutskommuniké där utfall och prognos redovisas. Förvaltaren har även ett intranät där alla anställda uppdateras dagligen med intern och extern information till exempel nya riktlinjer och regler.

Varje enhet har månadsvisa arbetsplatsträffar där handlingsplanerna följs upp.

Externt

Förvaltaren utformar en års- och hållbarhetsredovisning som finns tillgänglig på bolagets hemsida. Den distribueras även ut till ägare och andra intressenter. Uppdatering av hemsidan sker ständigt så att alla hyresgäster och andra intressegrupper ska kunna följa utvecklingen av bolaget.

Uppföljning

En internkontroll sker årligen av våra externa revisorer för att säkerställa att den interna kontrollen är effektiv. Förutom den ekonomiska uppföljningen görs även externa och interna revisioner av bolagets miljöledningssystem som är certifierat enligt ISO14001.