Representerar du ett företag (leverantör eller entreprenör) som inleder ett samarbete med Förvaltaren behandlar vi personuppgifter om dig, till exempel namn, kontaktuppgifter och uppgifter som behövs för att planera, genomföra och följa upp samarbetet. 

Behandlingen kan ske inom ramen för flera olika situationer, till exempel upphandling, projektgenomförande, kundservice och fakturering. 

Förvaltaren behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att ingå avtal, tillvarata rättsliga anspråk, till exempel vid upphandlingsförfarande eller under garantitid. När du ska utföra ett arbete som kräver nycklar behandlar vi dina uppgifter i samband med nyckelkvittenser. 

Förvaltaren kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla när du får tillgång till något av Förvaltarens IT-system eller i kontakt med underentreprenörer och andra samarbetspartner när det är nödvändigt för att projekt eller entreprenader ska kunna genomföras. 

Om ditt företag är en enskild firma kan det vara svårt att dra gränsen mellan personuppgifter och uppgifter som rör verksamheten. Om det är nödvändigt för samarbetet kan vi komma att behandla uppgifter om din ekonomi, anställning eller referenser. Det kan innebära att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar intyg eller uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss. 

För att värna din integritet har Förvaltaren i våra anvisningar kring anbud uppmanat anbudsgivare att undvika att lämna in känsliga personuppgifter. Det gäller till exempel personnummer samt uppgifter om etniskt ursprung, familjesituation, religion, hälsa, brottslighet, politiskt eller fackligt engagemang. 

Den lagliga grunden för behandlingen är i första hand att fullgöra avtal. I vissa fall kan behandling även ske för att uppfylla rättsliga förpliktelser eller efter en intresseavvägning, till exempel vid uppföljning av avtal eller hantering av referenser. 

Förvaltaren sparar dina personuppgifter så länge de är relevanta och aktuella i förhållande till ändamålet med behandlingen. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna på ett säkert sätt. Eftersom Förvaltaren är ett kommunalt bolag kan uppgifter i vissa fall behöva bevaras enligt lag, till exempel enligt arkiv- och bokföringsregler.