Under tiden du hyr av oss

När du blir hyresgäst hos Förvaltaren och tilldelas ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi bland annat dina uppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar hyresinbetalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar, när vi hanterar felanmälan eller synpunkter samt när vi skickar information till dig som du behöver för ditt boende. 

Förvaltaren kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att uppgifterna är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. 

Förvaltaren behandlar också dina personuppgifter när så behövs för att säkerställa att dina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullföljs. Det kan vi behöva göra om det exempelvis förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Förvaltaren behandlar också dina personuppgifter för att säkerställa att det är du som kontraktsinnehavare som bor i lägenheten. Vi kan även behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. 

Den lagliga grunden för behandlingen hyresavtalet mellan Förvaltaren och dig som hyresgäst. 

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Laglig grund för denna behandling är Förvaltarens berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster samt att behålla en god kundkontakt med dig. 

Hyra p-plats eller förråd av Förvaltaren

När du tecknar ett hyresavtal för p-plats eller förråd behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi bland annat dina uppgifter när vi skickar ut hyresavier, hanterar hyresinbetalningar, när vi hanterar felanmälan eller synpunkter och när vi skickar information till dig som du behöver. 

Förvaltaren kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att uppgifterna är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. 

Den lagliga grunden för behandling är hyresavtalet mellan parterna. 

E-faktura 

Om du väljer att ta emot din hyresavi som e-faktura via din internetbank behandlas vissa av dina personuppgifter för att möjliggöra leveransen av e-fakturan. Detta innebär att uppgifter som identifierar dig och din betalning kan komma att delas med banker och andra aktörer som är involverade i flödet, till exempel leverantörer av e-fakturatjänster och centralt register för e-fakturaadresser (CAR). Behandlingen sker för att vi ska kunna skicka din hyresavi på det sätt du valt och med stöd av vårt avtal med dig som hyresgäst. 

För mer information om hur din bank behandlar dina personuppgifter inom ramen för e-fakturatjänsten hänvisas till banken.  

Passerbricka och passageloggar 

I fastigheter med elektroniska låssystem får varje hushåll normalt ett antal passerbrickor. Brickorna är knutna till lägenheten, inte till någon enskild person.  

När en passerbricka används mot en läsare skapas så kallade passageloggar i vårt passagesystem. Loggarna innehåller uppgifter om vilken dörr eller port som passerats, tidpunkt för passagen samt vilken lägenhet brickan är kopplad till. 

Varför behandlar vi passageloggar?  

Fastighets AB Förvaltaren behandlar passageloggar för att:  

• administrera och kontrollera tillträde till fastigheter och gemensamma utrymmen, 
• upprätthålla trygghet, säkerhet och ordning i fastigheterna,
• utreda störningar i boendet, misstanke om övergiven lägenhet eller annan bristande skötsamhet enligt hyreslagen,  
• undersöka och åtgärda tekniska fel i passagesystemet,  
• vid behov lämna ut uppgifter till brottsbekämpande myndighet i samband med brottsutredning.  

Rättslig grund  

Den rättsliga grunden för behandlingen är i första hand Fastighets AB Förvaltarens berättigade intresse av att tillhandahålla säkra och välfungerande fastigheter och i vissa fall nödvändig behandling för att fullgöra hyresavtalet eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

Hur länge sparas uppgifterna?  

Passageloggar sparas i 90 dagar och raderas därefter automatiskt.  

Vem kan ta del av uppgifterna?  

Endast ett begränsat antal behöriga medarbetare har tillgång till passageloggarna. Uppgifter kan lämnas ut till brottsbekämpande myndighet när detta sker med stöd av lag eller myndighetsbegäran. 

Porttelefon 

Om fastigheten har porttelefon behandlar vi även: 

• Ditt telefonnummer 

Detta används för att: 

• Besökare ska kunna kontakta dig via porttelefon för att bli insläppta 

• Säkerställa tillträde och funktion i fastigheten 

Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av säkerhet och fungerande system. Du har rätt att invända mot behandlingen och kan kontakta oss om du inte vill att ditt telefonnummer används i porttelefonen. 

Dina rättigheter  

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter, begära registerutdrag och i vissa fall invända mot behandlingen.  

Hur länge dina uppgifter sparas 

Förvaltaren sparar dina personuppgifter så länge de är relevanta och aktuella eller för att regler och lagar kräver det, dock som längst 10 år efter att hyresförhållandet upphört. Lagringstiden styrs av avtal, preskriptionsregler och bokföringslagstiftning. 

Efter att uppgifterna inte längre är nödvändiga kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dem så att det inte går att koppla uppgifterna till dig.  

Kontakta oss gärna om du önskar mer specifik information om olika tidsfrister för radering av personuppgifter: dataskydd@forvaltaren.se.