När du kontaktar Fastighets AB Förvaltaren, till exempel via kontaktformulär, e-post, telefon eller brev, behandlar vi personuppgifter om dig för att kunna ta emot, hantera och besvara ditt ärende. 

Vilka uppgifter behandlar vi? 

Vi behandlar de uppgifter som du själv lämnar till oss, till exempel: 

• namn och kontaktuppgifter 
• innehållet i ditt meddelande 
• eventuella bilagor. 

Beroende på vad ditt ärende gäller kan vi även behöva komplettera med uppgifter från våra interna system eller andra källor. 

Kom ihåg att inte skicka känsliga personuppgifter (t.ex. uppgifter om hälsa, personnummer, brott eller information om andra personer). 

Varför behandlar vi uppgifterna? 

Vi behandlar dina personuppgifter för att: 

• kunna ta emot och besvara dina frågor 
• vid behov handlägga och följa upp med dig 
• fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd eller avtalspart. 

Den rättsliga grunden är i första hand att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan ett avtal ingås. I vissa fall baseras behandlingen på vårt berättigade intresse att hantera inkommande frågor. 

Hur länge sparar vi uppgifterna? 

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att hantera ditt ärende och i enlighet med vår dokumenthanteringsplan och gällande lagstiftning. 

Vem kan ta del av uppgifterna? 

Dina personuppgifter hanteras av behörig personal hos Förvaltaren. Uppgifterna kan även behandlas av våra leverantörer (personuppgiftsbiträden) som tillhandahåller IT-system och tjänster. Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med sådana företag. 

Offentlighetsprincipen 

Förvaltaren är ett kommunalt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att meddelanden som skickas till oss kan utgöra allmän handling och kan diarieföras och arkiveras. Allmänna handlingar kan komma att lämnas ut till den som begär det, efter en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. 

Inspelning av samtal

Inspelning av samtal till kundservice 

När du ringer till Förvaltarens kundservice spelas samtalet in. En sådan inspelning innebär att dina personuppgifter behandlas. Uppgifterna behandlas endast för den tid som är nödvändig för vidare bearbetning av inspelningen. 

Syftet med behandlingen är att utveckla och kvalitetssäkra den service vi lämnar och för att hjälpa oss att ta fram rutiner och utbildningsmaterial för våra medarbetare. Samtal spelas inte in för att avlyssnas av handläggare, kundservice eller annan personal. 

Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning.  

Så hanterar vi inspelade samtal till kundservice  

• Inspelade samtal sparas i högst 24 timmar innan de anonymiseras.
• Anonymiserade (avpersonifierade) samtal transkriberas och analyseras. 
• Analysresultatet går inte att koppla till ett specifikt samtal eller person.  

Inspelning av samtal i utredningssyfte  

För att säkerställa att våra hyresavtal följs kan vi i vissa fall behöva utreda misstänkta oriktiga hyresförhållanden, till exempel olovlig andrahandsuthyrning. I samband med en sådan utredning kan samtal med hyresgäster eller andra boende i fastigheten komma att spelas in. 

Syftet med inspelningen är att kunna dokumentera muntlig information som är viktig för utredningen. Inspelningarna hanteras med stor försiktighet och behandlas konfidentiellt. 

Eftersom inspelningar ibland innehåller personuppgifter följer vi alltid dataskyddsförordningen (GDPR). Den rättsliga grunden för att behandla uppgifterna är vårt berättigade intresse av att säkerställa att hyresvillkoren följs, samt i vissa fall en rättslig förpliktelse enligt hyreslagen.